PRESUPUESTO Y ADMINISTRACIÓN
- Elaboración de un presupuesto detallado de ingresos y gastos (proyecto de viabilidad).
- Asesoramiento sobre la cuantía de las cuotas de inscripción.
- Seguimiento de ingresos y gastos.
- Recaudación de cuotas de inscripción.
- Tramitación de pagos.
- Apertura de cuenta bancaria.
- Información puntual y detallada del estado de cuentas.
- Emisión de facturas.
- Liquidación de impuestos.
- Secretaria en Sede.
- Balance final del congreso.
SEDE, ACONDICIONAMIENTO, MEDIOS TÉCNICOS Y AUDIOVISUALES
- Asesoramiento y contratación de la sede.
- Distribución de espacios.
- Señalización.
- Decoración.
- Instalación y asesoramiento de medios técnicos y audiovisuales:
- Equipos Informáticos.
- Video proyectores.
- Equipos de vídeo conferencia.
- Equipos de sonido.
- Sistemas interactivos de consultas.
- Equipos de traducción simultánea.
- Equipos de traducción simultánea.
- Personal técnico.
DISEÑO Y DIVULGACIÓN
- Creación del logotipo y diseño del material gráfico.
- Diseño y creación de la imprenta (programas, carpetas, acreditaciones, invitaciones, etc.).
- Corrección de pruebas de imprenta.
- Diseño y programación de la Web del congreso actualizada al dia.
- Envíos del material promocional del congreso.
- Difusión del congreso a través de la página Web y mediante correo electrónico.
CONTROL INFORMATIZADO DE INSCRIPCIONES Y RESERVAS DE ALOJAMIENTO
- Recepción y procesamiento de los boletines de inscripción y alojamiento.
- Inscripciones y reservas online.
- Ingreso de los pagos recibidos y reclamación de impagados.
- Confirmación de las inscripciones y reservas de alojamiento.
SECRETARÍA CIENTÍFICA
- Elaboración de las normas de presentación de resúmenes.
- Recepción online de resúmenes.
- Corrección online de todos los resúmenes recibidos en Secretaría.
- Tratamiento informatizado de los resúmenes, con el título, nombre del autor, autores, etc.
- Información de aceptación/rechazo de los resúmenes.
- Confirmación a los ponentes de la fecha y hora de su presentación, y requerimiento de los medios técnicos que necesita para su intervención.
- Creación de un CD o DVD con todos los contenidos.
- Elaboración, impresión y entrega de certificados y diplomas.
ACTOS SOCIALES
- Sugerencias para la elaboración del programa social.
- Contratación de los servicios de catering y restauración.
- Programación y contratación de actos culturales y/o espectáculos.
- Contratación de autobuses.
EXPOSICIÓN COMERCIAL
- Distribución de espacios.
- Confección del Dossier de Exposición Comercial y Planos.
- Venta y facturación de espacios.
- Coordinación del montaje técnico de los stands y mobiliario.
- Almacenamiento y distribución del material de los expositores.
- Contratación de personal de apoyo.
PERSONAL AUXILIAR
- Intérpretes y traductores.
- Azafatas/os con o sin idiomas.
- Mensajeros.
- Personal de seguridad, limpieza y sanitario.
- Fotógrafos.
- Guías turísticos.
OTROS
- Contratación de autobuses.
- Correspondencia y tramitación de los desplazamientos de los ponentes e invitados.
- Seguros.
- Protocolo, Gabinete de Prensa y Relaciones Públicas.
- Tramitación de permisos administrativos.
- Tramitación de cartas oficiales.
